Apa itu produktivitas?
Produktivitas adalah istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis, meskipun sebenarnya dapat diterapkan pada semua bidang kehidupan. Dalam konteks bisnis, produktivitas dapat diukur berdasarkan jumlah panggilan penjualan yang dilakukan atau hasil produksi pabrik. Dalam situasi akademis, produktivitas dapat diukur berdasarkan jumlah pertanyaan yang dijawab atau jumlah kata yang ditulis.

Dalam bentuknya yang paling mendasar, produktivitas adalah hasil yang diukur berdasarkan masukan. Namun, mengukur produktivitas tidak selalu mudah jika hasilnya tidak langsung terlihat. Beberapa proyek dan industri membutuhkan banyak motivasi diri. Misalnya, dalam industri penyedia layanan, ketika mencoba mendapatkan promosi atau mencoba proyek kreatif seperti menulis buku. Untuk jenis pekerjaan ini, produktivitas tidak selalu dapat diukur berdasarkan hasil atau hasil langsung.

Ketika mempertimbangkan cara untuk menjadi lebih produktif, banyak orang beralih ke teknik manajemen waktu. Meskipun saling terkait, produktivitas dan manajemen waktu adalah dua hal yang berbeda dan tidak semua orang yang produktif pandai dalam manajemen waktu.

Manajemen waktu adalah serangkaian keterampilan dan alat yang mendukung penggunaan waktu seseorang secara efektif. Produktivitas adalah tentang hasil yang dicapai dalam jangka waktu tertentu. Terkadang hasil yang paling produktif tidak datang dari pengelolaan daftar tugas secara efektif – produktivitas lebih memperhatikan hasil.

Apa itu produktivitas yang beracun?
Produktivitas yang beracun pada dasarnya adalah dorongan untuk selalu produktif, dengan mengorbankan semua kegiatan lainnya. Pada intinya, produktivitas yang beracun hanyalah istilah baru untuk ‘pecandu kerja’ dengan sentuhan modern yang segar.

Beberapa contohnya adalah tren media sosial #girlboss dan #ThatGirl, di mana wanita muda didorong untuk ‘memiliki segalanya’ dengan bekerja dan memiliki pekerjaan sampingan, sambil juga menemukan waktu untuk berolahraga, tampil terbaik setiap saat, mendanai beberapa hari libur dalam setahun, memasak makanan sehat dan mempertahankan kehidupan sosial yang aktif.

Meskipun poin-poin ini mungkin tampak positif dan aspiratif, poin-poin ini juga menggambarkan tingkat produktivitas yang buruk yang disertai dengan kebutuhan untuk selalu meraih lebih banyak. Hal ini dapat menyebabkan efek jangka panjang, yang memengaruhi kemampuan kita untuk menghargai diri sendiri melampaui apa yang kita “lakukan”.

Selama COVID-19 dan maraknya kerja jarak jauh, batasan antara kehidupan di rumah dan pekerjaan/belajar menjadi jauh lebih kabur. Bahkan saat orang kembali ke kantor atau tempat belajar, kebutuhan yang berpotensi tidak sehat untuk terus produktif dan ‘berusaha lebih keras’ telah menjadi semacam epidemi tersendiri.

Namun, bukankah produktivitas merupakan hal yang baik? Di masa-masa stres tinggi – seperti pandemi – produktivitas yang buruk dan kebutuhan untuk terus-menerus terlihat sibuk hanya menutupi stres dan kecemasan. Hal ini pada akhirnya dapat menyebabkan kelelahan.

Cara menjadi lebih produktif di tempat kerja
Meskipun menjadi produktif itu penting dalam semua aspek kehidupan yang mensyaratkan hasil atau ketika orang ingin mencapai tujuan, hal itu mungkin dianggap paling penting dalam lingkungan kerja.

Seiring berkembangnya tempat kerja modern dan beralih ke kombinasi tatap muka, jarak jauh, dan hibrida selama beberapa tahun terakhir, sistem kerja 9-5 tradisional telah digantikan oleh cara kerja yang lebih fleksibel. Beberapa perubahan ini telah mendorong orang untuk bekerja lebih efektif, tetapi bagi yang lain, dinamika baru ini menghadirkan tantangan dalam produktivitas, baik bagi karyawan maupun pemberi kerja, yang harus mengembangkan cara baru untuk melacak efisiensi dan memotivasi tenaga kerja mereka.

Melakukan beberapa penyesuaian sederhana pada jadwal kerja Anda menciptakan kemungkinan untuk melihat peningkatan produktivitas secara bertahap, apa pun industri Anda. Kami telah mencantumkan beberapa penyesuaian tersebut di bawah ini.

Penumpukan kebiasaan – Anda tidak dapat berharap untuk mengubah semua kebiasaan produktivitas Anda dalam semalam. Fokuslah untuk membuat perubahan kecil dan bertahap untuk melihat apa yang berhasil – dan apa yang tidak.
Manajemen waktu – Serangkaian keterampilan yang difokuskan untuk membantu Anda memanfaatkan waktu sebaik-baiknya. Agar produktif, waktu yang dihabiskan untuk beraktivitas juga harus menghasilkan hasil. Simak beberapa strategi manajemen waktu untuk mengetahui apa yang dapat membantu Anda.
Akuntabilitas – Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas kerja, meminta seseorang untuk bertanggung jawab kepada Anda dapat sangat membantu. Temukan rekan kerja yang tertarik untuk meningkatkan produktivitas mereka sendiri dan lakukan pengecekan mingguan, atau buat sistem buku harian pribadi untuk membuat Anda bertanggung jawab terhadap tujuan yang diperbarui secara berkala — agar Anda tetap pada jalur yang benar.
Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana kita membentuk kebiasaan atau dapat mengubah perilaku, lihat kursus UCL tentang intervensi perubahan: Intervensi Perubahan Perilaku: Prinsip dan Praktik Pengantar .

9 tips untuk meningkatkan produktivitas
Cobalah untuk memasukkan beberapa kiat produktivitas ini ke dalam jadwal harian Anda. Pantau apa yang berhasil dan tidak berhasil bagi Anda sehingga Anda dapat menyusun rencana jangka panjang untuk meningkatkan produktivitas Anda.

1. Berhenti mengerjakan banyak tugas sekaligus
Sering kali tergoda untuk mencoba mengerjakan banyak tugas sekaligus, mengerjakan banyak tugas di hari kerja sekaligus. Meskipun ini mungkin terasa produktif, namun jarang menghasilkan hasil terbaik. Dengan berfokus pada satu tugas saja dalam satu waktu, Anda akan menyelesaikannya dengan standar yang lebih tinggi dan dalam waktu yang lebih singkat, sehingga Anda dapat beralih ke tugas berikutnya dengan lancar.

2. Tetapkan tujuan kecil
Tugas atau proyek besar dapat terasa menakutkan dan kita sering kali melebih-lebihkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Anda dapat menciptakan momentum ke depan dengan membagi tugas menjadi tonggak-tonggak kecil yang mudah dikelola, yang dibangun hingga proyek Anda selesai. Misalnya, membersihkan kotak masuk Anda dengan menjawab empat email sekaligus sepanjang hari.

3. Beristirahatlah
Mungkin terdengar aneh bila menyarankan istirahat saat berbicara tentang produktivitas di tempat kerja, tetapi istirahat teratur sebenarnya membantu mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas.

Banyak tempat kerja yang mengharuskan karyawan untuk beristirahat secara teratur. Namun, jika Anda bekerja dari rumah atau di kantor yang tidak memantau aktivitas Anda, pertimbangkan untuk menjadwalkan istirahat pendek selama 10/15 menit. Gunakan waktu ini untuk menjauh dari pekerjaan Anda, sehingga pikiran Anda dapat beristirahat dan kembali dengan motivasi baru dan ide-ide baru.

4. Aturan lima menit
Jika menunda-nunda pekerjaan merupakan tantangan besar bagi Anda, cobalah aturan lima menit. Dengan berjanji kepada diri sendiri bahwa Anda akan meluangkan waktu lima menit saja untuk menyelesaikan tugas yang belum selesai, Anda akan terbebas dari berbagai alasan yang menghalangi Anda untuk memulai. Hampir semua orang dapat meluangkan waktu lima menit saja untuk menulis email, meneliti suatu topik, menyelesaikan beberapa dokumen, atau menguraikan tugas baru.

Sering kali, setelah lima menit selesai, motivasi untuk melanjutkan tetap ada. Bahkan jika Anda beralih ke tugas produktif lainnya, pekerjaan kecil yang diselesaikan dalam lima menit tetap merupakan kontribusi penting bagi hasil keseluruhan Anda. Seperti biasa, tugas-tugas kecil inilah yang paling sering kita tunda.

5. Pemblokiran waktu
Menggunakan blok waktu merupakan strategi produktivitas yang mapan dan terkenal. Dengan membuat kerangka blok waktu dalam jadwal kerja Anda, Anda membuat keputusan sadar untuk mendedikasikan ‘blok’ waktu untuk tugas tertentu.

Blok waktu biasanya dibagi menjadi beberapa bagian berdurasi 60 atau 90 menit. Anda mungkin ingin mencetak jadwal atau memberi kode warna pada tugas Anda, karena salah satu manfaat dari blok waktu adalah bahwa setelah selesai, blok waktu akan membuat panduan visual untuk hari kerja Anda.

6. Delegasikan
Jika Anda bekerja sebagai bagian dari tim, lihat tugas harian Anda dan pertimbangkan apakah ada yang dapat didelegasikan kepada anggota tim lainnya. Sering kali, kita menerima pekerjaan yang berada di luar kewenangan kita atau dapat diselesaikan lebih cepat oleh orang lain.

Pendelegasian bukan tentang menyerahkan pekerjaan yang tidak ingin Anda lakukan. Sebaliknya, ini tentang memastikan setiap orang mengerjakan tugas yang paling sesuai dengan keterampilan dan ketersediaan mereka.

Pengusaha cenderung mencoba dan menangani semua tugas bisnis mereka. Mendelegasikan tugas kepada karyawan baru atau menggunakan pekerja lepas untuk hal-hal seperti konten media sosial dapat berarti lebih banyak waktu tersedia untuk tugas-tugas dengan prioritas lebih tinggi.

7. Batasi gangguan
Teralihkan perhatian adalah hal yang wajar, dan fokus tidak selalu datang dengan sendirinya. Namun, ini adalah keterampilan yang dapat dikembangkan . Matikan notifikasi, alihkan ponsel ke mode pesawat, atau gunakan aplikasi produktivitas seperti Freedom.

Teknik Pomodoro umumnya digunakan untuk mencegah gangguan dan menyelesaikan tugas. Pengguna menyetel pengatur waktu, menyingkirkan semua gangguan dari sekitar mereka (media sosial, email, dll.) dan bekerja dalam sprint berjangka waktu 20-30 menit. Mengetahui bahwa Anda hanya perlu fokus untuk waktu yang singkat merupakan cara yang sangat baik untuk meningkatkan kemampuan fokus dalam waktu yang lebih lama.

8. Kerjakan hal yang paling sulit terlebih dahulu
Mungkin Anda tergoda untuk menghindari tugas yang sulit atau menyita waktu dan sebaliknya berfokus pada penyelesaian cepat. Namun, dengan mengerjakan proyek yang paling sulit terlebih dahulu, Anda dapat meningkatkan motivasi dan fokus Anda untuk sisa hari itu. Pertimbangkan untuk memprioritaskan tugas-tugas yang lebih besar terlebih dahulu di hari itu, atau saat Anda merasa paling produktif.

9. Tetapkan batasan
Seperti yang telah kita bahas di bagian tentang pendelegasian, karyawan sering kali mendapati diri mereka mengerjakan pekerjaan yang berada di luar lingkup peran mereka. Meskipun dianggap baik untuk bersikap fleksibel dan memanfaatkan peluang untuk pengembangan karier, penting juga untuk menetapkan batasan waktu Anda.

Untuk menyelesaikan tugas secara efektif dan produktif, Anda harus dapat menyelesaikannya dalam jangka waktu yang wajar. Menetapkan batasan akan mencegah Anda kewalahan. Jika Anda tertarik mempelajari lebih lanjut tentang ketahanan di tempat kerja dan mempertahankan batasan, lihat kursus Ketahanan Profesional: Membangun Keterampilan untuk Berkembang di Tempat Kerja dari Universitas Deakin.